Los sistemas de gestión de contenido empresarial ( sistemas ECM) son tipos de tecnologías de software que son ampliamente aplicables en la gestión, el almacenamiento, la adquisición y la protección de información no estructurada que está directamente relacionada con la gestión de procesos comerciales en cualquier organización.
Algunos confunden los sistemas ECM y los sistemas de gestión de documentos electrónicos ( SED).La confusión entre estas definiciones se debe al hecho de que, muy a menudo, el SGDEA, a excepción de los módulos de gestión de documentos empresariales, incluye algunas capacidades de ECM.Como, por ejemplo, la interacción de los empleados en la preparación de documentos. En esta situación, es posible discutir la extensión del funcional al sistema ECM.
La principal diferencia del sistema ECM de SED es que, además de mantener la circulación de documentos electrónicos de la empresa, los sistemas ECM crean un único espacio de información para todos los usuarios de la organización, además de proporcionar automatización de los procesos comerciales.
Gracias al uso de los sistemas ECM, los recursos laborales se optimizan y los costos operativos de la empresa se reducen significativamente.
Normalmente, los sistemas ECM incluyen las siguientes subsecciones( módulos), cada una de las cuales se integra con el resto de las subsecciones, y también pueden existir por separado.
A continuación se encuentran algunos de ellos:
- El módulo de gestión de documentos electrónicos de la empresa;
- El módulo para soportar procesos comerciales;
- Módulo de gestión de contenido web del sitio o portal corporativo, módulo de gestión de contenido
- ;
- Módulo de gestión del conocimiento;
- El módulo para controlar el acceso al contenido, que proporciona la información necesaria, independientemente de la hora y el lugar.
Cada una de las subsecciones requiere ciertas habilidades. Por ejemplo, la gestión del contenido web de un sitio o portal corporativo requiere un conocimiento específico de la administración de los recursos de Internet, y el módulo de gestión electrónica de documentos de la empresa especifica el movimiento interno de los documentos. Los sistemas
ECM combinan el contenido de los documentos y los aspectos de gestión de la empresa, formando un entorno único para la gestión de documentos y reduciendo el número de procesos de trabajo para la implementación de tareas comerciales. Por lo tanto, el contenido corporativo está disponible para aquellos usuarios que lo necesitan para una ejecución de trabajo rápida y de alta calidad.
