Kurumsal içerik yönetim sistemleri ( ECM sistemleri), herhangi bir kuruluştaki iş süreçlerinin yönetimi ile doğrudan ilgili olmayan, yapılandırılmamış bilgilerin yönetimi, depolanması, edinimi ve korunmasında yaygın olarak kullanılan yazılım teknolojileri türleridir.
Bazı karışık ECM sistemleri ve ( SED) elektronik belge yönetimi sistemleri. Bu tanımlar arasındaki karışıklık, çoğu zaman kurumsal belge yönetim modülleri haricindeki ERMS'nin bazı ECM yeteneklerini içermesinden kaynaklanmaktadır.Örneğin, çalışanların belgelerin hazırlanmasında etkileşimi. Bu durumda, işlevselliğin ECM sistemine genişletilmesi tartışılabilir.
SED'den gelen ECM sisteminin temel farkı, ECM sistemlerinin, kuruluşun elektronik belge dolaşımını muhafaza etmenin yanı sıra, organizasyonun tüm kullanıcıları için tek bir bilgi alanı oluşturmasının yanı sıra, iş süreçlerinin otomasyonunu sağlamasıdır.
ECM sistemlerinin kullanımı sayesinde, iş gücü kaynakları optimize edildi ve işletmenin işletme maliyetleri önemli ölçüde azaldı.
Tipik olarak ECM sistemleri, her biri alt bölümlerin geri kalanıyla bütünleşen aşağıdaki alt bölümleri( modülleri) içerir ve ayrıca ayrı olarak da bulunabilir.
Bazıları şunlardır:
- İşletmenin elektronik belge yönetim modülü;
- İş süreçlerini destekleyen modül;
- Kurumsal site veya portalın Web içerik yönetim modülü,
- İçerik yönetim modülü;
- Bilgi Yönetimi Modülü;
- İçeriğe erişimi kontrol etmek, zaman ve mekana bakılmaksızın gerekli bilgileri sağlamak için modül.
Her bir alt bölüm belirli beceriler gerektirir.Örneğin, bir kurumsal sitenin veya portalın Web içeriğinin yönetimi, İnternet kaynaklarının yönetimine dair özel bilgi gerektirir ve işletmenin elektronik belge yönetim modülü, belgelerin dahili hareketini belirler.
ECM sistemleri, belgelerin içeriğini ve işletmenin yönetim özelliklerini birleştirerek belge yönetimi için tek bir ortam oluşturur ve iş görevlerinin yerine getirilmesi için iş süreçlerinin sayısını azaltır. Bu sayede kurumsal içerik, hızlı ve kaliteli çalışma yürütmek için ihtiyaç duyan kullanıcılara açıktır.