Systemy zarządzania treścią dla przedsiębiorstw ( systemy ECM) to typy technologii oprogramowania, które mają szerokie zastosowanie w zarządzaniu, przechowywaniu, pozyskiwaniu i ochronie niestrukturalnych informacji bezpośrednio związanych z zarządzaniem procesami biznesowymi w dowolnej organizacji.
Niektóre zmylają systemy ECM i do zarządzania dokumentami elektronicznymi ( SED).Zamieszanie tych definicji wynika z faktu, że bardzo często SZDE z wyjątkiem modułów zarządzania dokumentami przedsiębiorstwa zawiera niektóre funkcje ECM.Jak na przykład interakcja pracowników przy przygotowywaniu dokumentów. W tej sytuacji można omówić rozszerzenie funkcji na system ECM.
Główną różnicą systemu ECM od SED jest to, że oprócz utrzymania elektronicznego obiegu dokumentów przedsiębiorstwa, systemy ECM tworzą pojedynczą przestrzeń informacyjną dla wszystkich użytkowników organizacji, a także zapewniają automatyzację procesów biznesowych.
Dzięki wykorzystaniu systemów ECM zasoby pracy są zoptymalizowane, a koszty operacyjne przedsiębiorstwa znacznie się zmniejszają.
Zazwyczaj systemy ECM obejmują następujące podsekcje( moduły), z których każda integruje się z resztą podsekcji i może również istnieć osobno.
Poniżej znajdują się niektóre z nich:
- Elektroniczny moduł zarządzania dokumentami przedsiębiorstwa;
- Moduł do obsługi procesów biznesowych;
- Moduł zarządzania treścią strony korporacyjnej lub portalu,
- Moduł zarządzania treścią;
- Moduł zarządzania wiedzą;
- Moduł kontrolujący dostęp do treści, dostarczający niezbędnych informacji niezależnie od czasu i miejsca.
Każda z podsekcji wymaga pewnych umiejętności. Na przykład zarządzanie zawartością internetową witryny korporacyjnej lub portalu wymaga konkretnej wiedzy na temat administrowania zasobami internetowymi, a moduł elektronicznego zarządzania dokumentami przedsiębiorstwa określa wewnętrzny przepływ dokumentów.
Systemy ECM łączą treść dokumentów i aspekty zarządzania przedsiębiorstwem, tworząc pojedyncze środowisko do zarządzania dokumentami i redukując liczbę procesów roboczych do realizacji zadań biznesowych. Dzięki temu treści korporacyjne stają się dostępne dla tych użytkowników, którzy potrzebują ich do szybkiego i wysokiej jakości wykonywania pracy.