Enterprise content management systemen ( ECM-systemen) zijn soorten softwaretechnologieën die breed toepasbaar zijn in het beheer, de opslag, de acquisitie en de bescherming van ongestructureerde informatie die direct gerelateerd is aan het beheer van bedrijfsprocessen in elke organisatie.
Sommige verwarren ECM-systemen en -systemen voor elektronisch documentbeheer ( SED).De verwarring tussen deze definities is te wijten aan het feit dat het ERMS, met uitzondering van de Enterprise Document Management-modules, vaak ECM-functies bevat. Zoals, bijvoorbeeld, de interactie van medewerkers bij het voorbereiden van documenten. In deze situatie is het mogelijk om de uitbreiding van het functionele naar het ECM-systeem te bespreken.
Het belangrijkste verschil van ECM-systeem van SED is dat naast het onderhouden van elektronische documentcirculatie van de onderneming, ECM-systemen een enkele informatieruimte creëren voor alle gebruikers van de organisatie, evenals zorgen voor automatisering van bedrijfsprocessen.
Dankzij het gebruik van ECM-systemen zijn de arbeidsmiddelen geoptimaliseerd en zijn de bedrijfskosten van de onderneming aanzienlijk lager.
Doorgaans omvatten ECM-systemen de volgende subsecties( modules), die elk met de rest van de subsecties integreren en ook afzonderlijk kunnen bestaan.
Hieronder zijn enkele van hen:
- De elektronische documentbeheermodule van de onderneming;
- De module voor ondersteuning van bedrijfsprocessen;
- Web-contentbeheermodule van bedrijfssite of portal,
- Contentbeheermodule;
- Knowledge Management Module;
- De module voor het beheren van de toegang tot inhoud, die de nodige informatie biedt, ongeacht tijd en plaats.
Elk van de subsecties vereist bepaalde vaardigheden. Het beheer van webcontent van een bedrijfssite of -portal vereist bijvoorbeeld specifieke kennis van het beheer van internetbronnen en de elektronische documentbeheermodule van de onderneming specificeert de interne verplaatsing van documenten.
ECM-systemen combineren de inhoud van documenten en managementaspecten van de onderneming, vormen één omgeving voor documentbeheer en verminderen het aantal werkprocessen voor de uitvoering van bedrijfstaken. Bedrijfscontent komt dus beschikbaar voor gebruikers die het nodig hebben voor snelle en hoogwaardige uitvoering van het werk.
