( ECM-המערכת) - זן של טכנולוגיות תוכנה, אשר חלים נרחב בניהול, אחסון, קבלה והגנה על מידע בלתי מובנה קשור ישירות לניהול תהליכים עסקיים בארגון כלשהו.
חלק מבלבל מערכות ECM ו- של ניהול מסמכים אלקטרוניים ( SED).הבלבול בין הגדרות אלה נובע מכך שלעתים קרובות, ERMS למעט המודולים לניהול מסמכים ארגוניים כולל יכולות מסוימות של ECM.כמו, למשל, אינטראקציה של עובדים על הכנת מסמכים.במצב זה ניתן לדון בהרחבת התפקוד למערכת ה - ECM.ההבדל העיקרי
בין-מערכת ECM על DMS כי מלבד ניהול מסמכים אלקטרוניים, ECM-מערכת ליצירת מרחב מידע יחיד עבור כל המשתמשים בארגון, כמו גם לספק אוטומציה של תהליכים עסקיים.
הודות לשימוש במערכות ECM, משאבי העבודה ממוטבים ועלויות התפעול של הארגון מופחתות באופן משמעותי.
בדרך כלל, מערכות ECM כוללות את הסעיפים הבאים( מודולים), שכל אחד מהם משתלב עם שאר חלקי המשנה, ויכול גם להתקיים בנפרד.
להלן כמה מהם:
- מודול ניהול מסמכים אלקטרוניים של הארגון;
- המודול לתמיכה בתהליכים עסקיים;
- מודול ניהול תוכן אינטרנט של אתר החברה או הפורטל,
- מודול ניהול תוכן;
- מודול ניהול ידע;
- המודול לבקרת גישה לתוכן, המספק את המידע הדרוש ללא קשר לזמן ולמקום.
כל אחד מחלקי המשנה דורש מיומנויות מסוימות.לדוגמא, ניהול מבוסס אינטרנט של אתר תדמית תוכן או פורטל דורש ידע ספציפי של ממשל משאבים באינטרנט מודול ניהול מסמכים האלקטרוניים של העסק - את הפרטים של התנועה הפנימית של מסמכים.
ECM-מערכות לשלב את תוכן המסמכים ואת ההיבטים הניהוליים של החברה ליצירת סביבת יחיד עבור ניהול מסמכים, ומפחית את מספר הפעולות העבודה ליישם משימות עסקיות.לפיכך, התוכן הארגוני הופך להיות זמין לאותם משתמשים הזקוקים לו לביצוע עבודה מהיר ואיכותי.