Sistemi di gestione dei contenuti aziendali ( sistemi ECM) sono tipi di tecnologie software ampiamente applicabili nella gestione, archiviazione, acquisizione e protezione di informazioni non strutturate direttamente correlate alla gestione dei processi aziendali in qualsiasi organizzazione.
Alcuni confondono i sistemi ECM e dei sistemi di gestione elettronica dei documenti ( SED).La confusione tra queste definizioni è dovuta al fatto che molto spesso il sistema ERMS ad eccezione dei moduli di gestione dei documenti aziendali include alcune funzionalità ECM.Come, ad esempio, l'interazione dei dipendenti sulla preparazione dei documenti. In questa situazione, è possibile discutere l'estensione del funzionale al sistema ECM.
La principale differenza del sistema ECM di SED è che oltre a mantenere la circolazione elettronica dei documenti dell'azienda, i sistemi ECM creano un singolo spazio informativo per tutti gli utenti dell'organizzazione, oltre a fornire l'automazione dei processi aziendali.
Grazie all'utilizzo dei sistemi ECM, le risorse lavorative sono ottimizzate e i costi operativi dell'azienda sono significativamente ridotti.
In genere, i sistemi ECM includono le seguenti sottosezioni( moduli), ciascuna delle quali si integra con il resto delle sottosezioni e può anche esistere separatamente.
Di seguito alcuni di essi:
- Il modulo di gestione elettronica dei documenti dell'azienda;
- Il modulo per supportare i processi di business;
- Modulo di gestione dei contenuti Web del sito o del portale aziendale, modulo di gestione dei contenuti
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- Modulo di gestione delle informazioni;
- Il modulo per controllare l'accesso ai contenuti, fornendo le informazioni necessarie indipendentemente da tempo e luogo.
Ciascuna sottosezione richiede determinate abilità.Ad esempio, la gestione dei contenuti Web di un sito o portale aziendale richiede una conoscenza specifica dell'amministrazione delle risorse Internet e il modulo di gestione elettronica dei documenti dell'azienda specifica il movimento interno dei documenti. I sistemi ECM
combinano il contenuto dei documenti e gli aspetti gestionali dell'azienda, formando un unico ambiente per la gestione dei documenti e riducendo il numero di processi di lavoro per l'implementazione delle attività aziendali. Pertanto, i contenuti aziendali diventano disponibili per gli utenti che ne hanno bisogno per un'esecuzione di lavoro rapida e di alta qualità.
