Enterprise Content hallintajärjestelmät ( ECM-järjestelmä) - laji ohjelmistoteknologiat, jotka ovat yleisesti käytetty hallintaan, varastointi, vastaanotto ja suojelu jäsentymätön tietoa, joka liittyy suoraan liiketoimintaprosessien hallinta missä tahansa organisaatiossa.
Jotkut hämmentävät ECM-järjestelmät ja -järjestelmät elektronisen asiakirjojen hallintaan ( SED).Hämmennys näiden määritelmien välillä johtuu siitä, että ERMillä on usein joitain ECM-ominaisuuksia lukuunottamatta yritysdokumenttien hallintamoduuleja. Esimerkiksi työntekijöiden vuorovaikutus asiakirjojen valmistelussa. Tässä tilanteessa on mahdollista keskustella toiminnan laajentamisesta ECM-järjestelmään.
Suurin ero ECM-järjestelmän DMS että lisäksi johtavia sähköisiä asiakirja, ECM-järjestelmä luoda yhden palvelupisteen tilaa kaikille käyttäjille organisaatiossa, sekä tarjota liiketoimintaprosessien automatisointiin.
ECM-järjestelmien käytön ansiosta työvoimaresurssit optimoidaan ja yrityksen toimintakustannukset pienenevät huomattavasti.
Yleensä ECM-järjestelmä sisältää seuraavat osa-osien( moduulit), joista kukin on integroitu muuhun alaryhmiin, ja voi myös esiintyä erikseen.
Alla on muutamia niistä:
- Yrityksen sähköinen asiakirjamoduuli;
- Liiketoimintaprosessien tukeminen;
- Yrityssivustojen tai portaalin Web-sisällönhallintamoduuli,
- Sisällönhallintamoduuli;
- Knowledge Management Module;
- Moduuli sisältöön pääsyn ohjaamiseksi, joka antaa tarvittavat tiedot ajasta ja paikasta riippumatta.
Jokainen osa-alue vaatii tiettyjä taitoja. Esimerkiksi yrityksen verkkosivuston tai portaalin Web-sisällön hallinta edellyttää erityistä tietämystä Internet-resurssien hallinnoinnista ja yrityksen sähköisen asiakirjamoduulin määrittelee asiakirjojen sisäisen liikenteen.
ECM-järjestelmät yhdistävät asiakirjojen sisällön ja hallinnollisten näkökohtien yhtiön yhdeksi ainoaksi ympäristö dokumenttien hallintaan ja vähentää työn toteuttamistoimilla liiketoiminnan tehtäviin. Yrityssisältö tulee siten käyttöön niille käyttäjille, jotka tarvitsevat sitä nopean ja laadukkaan työn suorittamiseen.
