Enterprise-Content-Management-Systeme ( ECM-Systeme) sind Arten von Software-Technologien, die in der Verwaltung, Speicherung, Beschaffung und Schutz von unstrukturierten Informationen, die direkt mit der Verwaltung von Geschäftsprozessen in jeder Organisation in Zusammenhang stehen breit anwendbar sind.
Einige verwechseln ECM-Systeme und Systeme der elektronischen Dokumentenverwaltung ( SED).Die Verwirrung zwischen diesen Definitionen ist darauf zurückzuführen, dass das ERMS mit Ausnahme der Enterprise-Dokumentenmanagementmodule sehr oft einige ECM-Funktionen enthält. Wie zum Beispiel das Zusammenspiel der Mitarbeiter bei der Vorbereitung der Dokumente. In dieser Situation ist es möglich, die Erweiterung des Funktionsumfangs auf das ECM-System zu diskutieren.
Der Hauptunterschied zwischen ECM-System und SED besteht darin, dass ECM-Systeme neben der elektronischen Dokumentenzirkulation des Unternehmens einen einheitlichen Informationsraum für alle Benutzer der Organisation schaffen und die Automatisierung von Geschäftsprozessen ermöglichen.
Dank der Verwendung von ECM-Systemen werden Arbeitsressourcen optimiert und die Betriebskosten des Unternehmens werden erheblich reduziert.
Typischerweise enthalten ECM-Systeme die folgenden Unterabschnitte( Module), von denen jeder mit den übrigen Unterabschnitten integriert ist und auch getrennt existieren kann.
Im Folgenden sind einige von ihnen:
- Das elektronische Dokumentenmanagement-Modul des Unternehmens;
- Das Modul zur Unterstützung von Geschäftsprozessen;
- Web-Content-Management-Modul der Unternehmens-Website oder Portal,
- Content-Management-Modul;
- Wissensmanagementmodul;
- Das Modul zur Kontrolle des Zugriffs auf Inhalte, das unabhängig von Zeit und Ort die notwendigen Informationen bereitstellt.
Jeder der Unterabschnitte erfordert bestimmte Fähigkeiten. Zum Beispiel erfordert die Verwaltung von Web-Inhalten einer Unternehmens-Site oder eines Portals spezifische Kenntnisse über die Verwaltung von Internet-Ressourcen, und das Modul zur Verwaltung elektronischer Dokumente des Unternehmens spezifiziert die interne Bewegung von Dokumenten.
ECM-Systeme kombinieren den Inhalt von Dokumenten und Managementaspekten des Unternehmens, bilden eine einheitliche Umgebung für das Dokumentenmanagement und reduzieren die Anzahl der Arbeitsprozesse für die Implementierung von Geschäftsaufgaben. Somit werden Unternehmensinhalte für diejenigen Benutzer verfügbar, die sie für eine schnelle und qualitativ hochwertige Arbeitsausführung benötigen.
