Enterprise content management-systemer ( ECM-systemer) er typer af softwareteknologier, der er almindeligt anvendelige til administration, opbevaring, erhvervelse og beskyttelse af ustruktureret information, der er direkte relateret til forvaltningen af forretningsprocesser i enhver organisation.
Nogle forvirrer ECM-systemer og systemer til elektronisk dokumentstyring ( SED).Forvirringen mellem disse definitioner skyldes det faktum, at ERMS undtagen for enterprise document management modulerne ofte indeholder nogle ECM-muligheder. Som for eksempel interaktion mellem medarbejdere ved udarbejdelse af dokumenter. I denne situation er det muligt at diskutere udvidelsen af den funktionelle til ECM-systemet.
Hovedforskellen i ECM-systemet fra SED er, at ud over at opretholde elektronisk dokumentcirkulation i virksomheden skaber ECM-systemer et enkelt informationsrum for alle brugere af organisationen, samt giver automatisering af forretningsprocesser.
Takket være brugen af ECM-systemer optimeres arbejdskraftressourcerne, og virksomhedens driftsomkostninger reduceres betydeligt.
Typisk omfatter ECM-systemer følgende underafsnit( moduler), som hver især integrerer med resten af underafsnittene, og kan også eksistere separat.
Nedenfor er nogle af dem:
- Det elektroniske dokumentstyringsmodul i virksomheden;
- Modulet til at understøtte forretningsprocesser;
- Webindholdsstyringsmodul på virksomhedens websted eller portal,
- Content management module;
- Knowledge Management Module;
- Modulet til styring af adgang til indhold, der giver den nødvendige information uanset tid og sted.
Hvert af underafdelingerne kræver visse færdigheder. For eksempel kræver styring af webindhold på en virksomhedswebsted eller -portal specifik viden om administrationen af internetressourcer, og virksomhedens elektroniske dokumentstyringsmodul angiver den interne bevægelse af dokumenter.
ECM-systemer kombinerer indholdet af dokumenter og ledelsesaspekter i virksomheden, der udgør et enkelt miljø til dokumenthåndtering og reducerer antallet af arbejdsprocesser til gennemførelse af forretningsopgaver. Således bliver virksomhedernes indhold tilgængeligt for de brugere, der har brug for det til hurtig og højkvalitetsarbejdning.
