Enterprise content management-system ( ECM-system) är typer av programvaruteknik som är allmänt tillämpliga vid hantering, lagring, förvärv och skydd av ostrukturerad information som är direkt relaterad till hanteringen av affärsprocesser i någon organisation.
Vissa förvirrar ECM-system och -system för elektronisk dokumenthantering ( SED).Förvirringen mellan dessa definitioner beror på det faktum att ERMS utom för Enterprise Document Management-modulerna ofta innehåller några ECM-funktioner. Som till exempel interaktion mellan anställda vid förberedelse av handlingar. I denna situation är det möjligt att diskutera utvidgningen av funktionen till ECM-systemet.
Huvudskillnaden för ECM-systemet från SED är att förutom att upprätthålla elektronisk dokumentomsättning av företaget skapar ECM-system ett enda informationsutrymme för alla användare av organisationen, samt tillhandahåller automatisering av affärsprocesser.
Tack vare användningen av ECM-system optimeras arbetskraften, och driftskostnaderna för företaget minskas betydligt.
Vanligtvis innehåller ECM-system följande underavsnitt( moduler), som var och en integreras med resten av delsektionerna, och kan också existera separat.
Nedan följer några av dem:
- Företagets elektroniska dokumenthanteringsmodul;
- Modulen för att stödja affärsprocesser;
- Webbhanteringsmodul på företagswebbplats eller portal,
- Content management module;
- Kunskapshanteringsmodul;
- Modulen för att styra åtkomst till innehåll, tillhandahålla nödvändig information oavsett tid och plats.
Var och en av underavdelningarna kräver viss kompetens. Förvaltningen av webbinnehåll på en företagswebbplats eller portal kräver exempelvis specifika kunskaper om administrationen av Internetresurser, och företagets elektroniska dokumenthanteringsmodul anger den interna rörelsen av dokument.
ECM-system kombinerar innehållet i dokument och hanteringsaspekter i företaget, bildar en enda miljö för dokumenthantering och minskar antalet arbetsprocesser för genomförandet av affärsuppgifter. Således blir företagets innehåll tillgängligt för de användare som behöver det för snabb och högkvalitativ arbetskörning.
